Asistentul Programe sprijină echipa Fundației Moldcell în implementarea programelor și proiectelor, asigurând gestionarea corectă a documentelor, monitorizarea activităților și suportul logistic necesar pentru buna desfășurare a acestora. Rolul implică colaborare constantă cu echipa internă, parteneri și furnizori, precum și contribuție la comunicarea proiectelor fundației.

Responsabilități principale

Gestionarea documentelor și evidențelor
•    Pregătește, organizează și arhivează documentele aferente proiectelor și programelor (rapoarte narative, planuri de activitate, contracte, documente financiare de suport).
•    Menține evidența actualizată a documentelor și registrelor interne.
•    Elaborează rapoarte lunare privind activitățile desfășurate și documentele procesate.
•    Completează formularele de raportare și asigură transmiterea acestora în termenele stabilite.

Suport în implementarea programelor
•    Asistă echipa în planificarea și urmărirea activităților conform planurilor de acțiuni.
•    Monitorizează progresul activităților și semnalează întârzieri sau neconformități.
•    Participă la întâlnirile de lucru și redactează minutele.
•    Contribuie la pregătirea materialelor pentru parteneri, beneficiari și finanțatori.

Organizarea de evenimente și activități
•    Asigură suport logistic pentru training-uri, seminare și alte activități (rezervări, coordonare furnizori, materiale).
•    Menține comunicarea cu participanții și furnizorii implicați.
•    Gestionează documentația post-eveniment (liste participanți, rapoarte, feedback, materiale foto).

Comunicare și social media
•    Contribuie la crearea și publicarea conținutului pentru paginile de social media ale Fundației Moldcell.
•    Asigură comunicarea clară și atractivă a activităților și proiectelor fundației.

Suport financiar și administrativ
•    Sprijină colectarea și verificarea documentelor financiare (facturi, acte, cereri de plată).
•    Asistă la pregătirea dosarelor pentru audit și raportare financiară.
•    Respectă cerințele de acuratețe și conformitate în gestionarea documentelor.

Calificări și competențe

Studii și experiență
•    Studii superioare finalizate
•    Minimum 1–2 ani experiență în administrarea de proiecte, suport organizațional sau domenii similare

Competențe tehnice
•    Abilități solide de redactare și editare în limba română și engleză
•    Cunoștințe bune de Microsoft Office și Google Workspace (în special Excel/Google Sheets – liste, tracking, rapoarte)
•    Experiență în utilizarea instrumentelor de colaborare (Teams, Zoom etc.)
•    Experiență de bază în creare de conținut pentru social media
•    Înțelegerea de bază a documentelor financiare și a proceselor de raportare

Competențe interpersonale
•    Capacitate de organizare și prioritizare a unui volum mare de activități
•    Atenție ridicată la detalii și respectarea termenelor
•    Abilități de comunicare și coordonare cu echipa, furnizori și parteneri
•    Inițiativă în identificarea problemelor și propunerea de soluții
•    Atitudine deschisă, flexibilitate și dorință de dezvoltare

Limbi
•    Română – fluent
•    Engleză – nivel avansat
•    Rusă – nivel conversațional și scris constituie un avantaj